Wer prüft die Arbeit, die KI zusätzlich vorbereitet?

Eine KI bereitet am Vormittag mehr Vorgänge vor, als ein Team bis zum Abend prüfen kann. Für die einzelnen Entwürfe sieht die Bilanz gut aus: schnell erstellt, ordentlich gegliedert, mit einer Empfehlung versehen. Im gemeinsamen Postfach sammeln sich inzwischen die offenen Entscheidungen. Die Bearbeitung ist schneller geworden. Die Warteschlange wächst.

Dieses fiktive Beispiel beschreibt eine Frage, die mich als Gründer von aiomics beschäftigt: Wie viel menschliche Aufmerksamkeit setzt ein Arbeitsablauf voraus, wenn KI immer mehr Arbeit vorbereiten kann? Wer über den Umfang einer Einführung entscheidet, legt damit auch fest, wie viele Prüfungen andere Menschen übernehmen sollen. Diese Kapazität verdient einen eigenen Platz in der Planung.

Greg Brockman beschreibt im Gespräch mit Alfred Lin bei Sequoias AI Ascent 2026 menschliche Aufmerksamkeit als künftigen Engpass. Das Gespräch ist der Ausgangspunkt dieses Beitrags. [1]

Ich leite daraus eine organisatorische Frage ab: Welche Entscheidungen rechtfertigen eine Unterbrechung, und welche Arbeitsmenge kann die verantwortliche Person tatsächlich bewältigen?

Eine Freigabe hat mehrere Bestandteile

Ein sichtbarer Bestätigungsknopf sagt wenig über die Arbeit davor. Die prüfende Person liest den Auftrag, sucht gegebenenfalls die Originalunterlagen, beurteilt Abweichungen und entscheidet über den nächsten Schritt. Fehlt eine wichtige Information, beginnt eine Rückfrage. Nach der Entscheidung kehrt sie zu ihrer vorherigen Aufgabe zurück. All das gehört zum Aufwand einer Prüfung.

Ich würde deshalb zunächst drei Arten von Meldungen unterscheiden. Eine Meldung kann eine konkrete Entscheidung verlangen. Sie kann lediglich über einen bereits zulässigen Vorgang informieren. Oder sie kann anzeigen, dass die Voraussetzungen für die Bearbeitung fehlen. Diese Fälle brauchen unterschiedliche Wege: Entscheidung, spätere Information oder Klärung. Werden sie gemeinsam in dieselbe dringliche Liste geschrieben, bleibt die eigentliche Dringlichkeit unsichtbar.

Die Einteilung beschreibt eine vorgeschlagene Arbeitsweise. Welche Handlungen eine persönliche Freigabe erfordern, ergibt sich aus dem konkreten Einsatz, den geltenden Vorgaben und den vereinbarten Befugnissen. Weniger Meldungen zu erzeugen, erweitert diese Befugnisse nicht.

Was ältere Forschung beitragen kann

Ancker und Kolleg:innen untersuchten rückblickend Daten von 112 hausärztlich tätigen Fachpersonen aus den Jahren 2010 bis Mitte 2013. Wiederholte Erinnerungen waren mit geringerer Annahme verbunden. Die jährlichen Arbeitsmengen waren nicht mit der Annahme verbunden. Die Angemessenheit einzelner Ablehnungen wurde nicht geprüft. Die Studie belegt keine Sicherheitswirkung bei heutiger KI. [2]

Ein randomisierter Vergleich zweier Verordnungshinweis-Anordnungen rekrutierte 22 Ärzt:innen und Medizinstudierende; 21 gingen in die Verhaltensauswertung ein. Gebündelte Hinweise verkürzten die Szenariobearbeitung, bei geringerer Zufriedenheit. Verordnungsänderungen unterschieden sich nicht statistisch signifikant. Diese Simulation belegt weder gleichwertige Sicherheit noch die Übertragbarkeit auf KI-Freigaben. [3]

Diese Befunde helfen mir, die Gestaltungsfrage präziser zu stellen. Eine Meldung beansprucht Aufmerksamkeit durch ihren Inhalt, ihre Wiederholung und ihre Darstellung. Ob eine andere Anordnung im eigenen Betrieb hilft, bleibt zu prüfen. Eine hohe Bestätigungsquote wäre für sich genommen ein unzureichendes Ziel: Auch eine gut begründete Ablehnung kann die richtige Entscheidung sein.

Eine Rechnung vor der Ausweitung

Nehmen wir eine vollständig fiktive Verwaltungseinheit, die Lieferantenunterlagen bearbeitet. Das System legt täglich 60 Vorgänge zur Prüfung vor. Für Lesen, Nachschlagen, Entscheiden und Dokumentieren werden im Mittel vier Minuten angesetzt. Daraus ergeben sich 240 Minuten Prüfaufwand. Im Dienstplan stehen dafür täglich 180 Minuten zur Verfügung.

Unter diesen vereinfachten Annahmen können 45 Vorgänge bearbeitet werden. 15 bleiben liegen. Nach fünf Tagen wären 75 zusätzliche Vorgänge offen, wenn jeden Tag gleich viele eintreffen, der Aufwand unverändert bleibt und niemand den Rückstand anderweitig bearbeitet. Die Kapazitätsrechnung verwendet erfundene Zahlen. Eine Produktivitätswirkung wurde dabei nicht gemessen.

Für die Entscheidung über eine Ausweitung reicht bereits die Richtung: Mehr vorbereitete Vorgänge vergrößern zunächst den Rückstand. Die Leitung kann den Umfang begrenzen, Arbeit anders zuweisen oder den Prüfaufwand durch bessere Unterlagen verringern. Eine Änderung der Freigabepflichten verlangt eine gesonderte fachliche Entscheidung. Die Rechnung liefert dafür keine Erlaubnis.

Der Mittelwert von vier Minuten verdeckt zudem schwierige Fälle. Deshalb würde ich während einer begrenzten Erprobung auch lange Prüfungen, Rückfragen und Wartezeiten erfassen. Eine Wartezeit beansprucht andere Ressourcen als aktive Bearbeitung. Für die Person, die auf eine Entscheidung angewiesen ist, kann sie dennoch ausschlaggebend sein.

Jede Ausnahme braucht eine erkennbare nächste Handlung

Für eine brauchbare Prüfvorlage würde ich vier Angaben zusammenführen: Was hat sich geändert? Welche Entscheidung ist jetzt offen? Wo liegt die maßgebliche Information? Bis wann hat eine Verzögerung welche Konsequenz? Diese Angaben helfen der zuständigen Person, eine Meldung einzuordnen. Eine ausführliche Zusammenfassung ohne erkennbare Entscheidung kann zusätzliche Lesezeit erzeugen.

Wiederholungen verdienen eine eigene Behandlung. Wenn derselbe ungelöste Sachverhalt erneut erscheint, lässt sich der bestehende Vorgang ergänzen, sofern dabei seine Geschichte und die Zuständigkeit erhalten bleiben. Neue Tatsachen, ein veränderter Umfang oder eine frühere Frist können eine erneute Prüfung rechtfertigen. Die organisatorische Aufgabe besteht darin, diese Änderung sichtbar zu machen.

Auch eine automatische Vorsortierung braucht eine Prüfung. Wenn ein zweites System entscheidet, welche Fälle einen Menschen erreichen, wird diese Auswahl Teil des zu bewertenden Arbeitsablaufs. Ein Blick ausschließlich auf weitergeleitete Fälle kann übersehene Probleme nicht aufdecken. Abhängig von den Folgen des Einsatzes kommen unabhängig ausgewählte Kontrollfälle und gezielt schwierige Prüffälle infrage. Vorgeschriebene Einzelprüfungen bleiben davon unberührt.

Ein kleines Protokoll für die nächste Entscheidung

Vor einer Ausweitung würde ich für einen klar abgegrenzten Zeitraum eingehende und abgeschlossene Vorgänge, offene Fälle nach Alter, aktive Prüfzeit, Rückfragen und nachträglich entdeckte Fehler gemeinsam betrachten. Die Auswertung betrifft den Arbeitsablauf; zusätzliche personenbezogene Leistungsprofile sind dafür kein selbstverständlicher Bestandteil. Welche Daten angemessen sind, klärt das Team vor Beginn.

Dazu gehört eine vereinbarte Reaktion auf Überlastung. Wer kann die Zufuhr neuer Vorgänge begrenzen? Wer übernimmt bei Abwesenheit? Was geschieht, wenn eine Frist abläuft? Ein System, das weiterhin unbegrenzt Arbeit vorbereitet, während seine Freigaben stocken, hat eine offene organisatorische Abhängigkeit.

Für Pharmaunternehmen, Medizintechnikhersteller und andere wissensintensive Unternehmen liegt darin dieselbe Führungsfrage: Welche menschliche Entscheidung wird durch die zusätzliche Vorbereitung besser, und ist die dafür erforderliche Aufmerksamkeit verfügbar? Ich würde die nächste Ausweitung an einer kurzen gemeinsamen Prüfung festmachen: Was kommt an, was wird verantwortbar abgeschlossen, und welcher Rückstand entsteht dabei?