Wenn die KI ausfällt: Handlungsfähigkeit und Anbieterwechsel vorbereiten

Eine hilfreiche KI-Anwendung wird leicht Teil eines Arbeitsablaufs. Irgendwann entsteht eine neue Frage: Was geschieht mit diesem Ablauf, wenn die Anwendung morgen nicht erreichbar ist oder dauerhaft ersetzt werden muss? Die Antwort betrifft Einkauf, fachliche Leitung, Informationstechnik und die Menschen, die die Arbeit tatsächlich erledigen.

Dieser Leitfaden schlägt eine begrenzte gemeinsame Übung vor. Sie klärt den notwendigen Mindestbetrieb, die wichtigsten Abhängigkeiten und den geordneten Wiederanlauf. Er ist eine organisatorische Arbeitshilfe. Bestehende medizinische, technische und betriebliche Notfallverfahren müssen von den jeweils Verantwortlichen gesondert berücksichtigt werden.

Mit dem Ergebnis beginnen, das weiter benötigt wird

Nehmen wir ein erfundenes Beispiel: Ein Pharmaunternehmen verwendet eine KI-Anwendung, um freigegebene interne Unterlagen für eine wöchentliche Leitungssitzung zusammenzustellen. Der Dienst fällt am Vormittag vor der Sitzung aus. Jetzt hilft es wenig, nur zu wissen, wer den Anbieter anrufen kann. Die Leitung braucht eine Entscheidung darüber, welche Informationen trotzdem vorliegen müssen und welche Bearbeitung warten darf.

Die erste gemeinsame Frage lautet deshalb: Welches Arbeitsergebnis muss während der Unterbrechung verfügbar bleiben? Im Beispiel könnte eine kurze Übersicht bereits bestätigter Entscheidungen genügen. Neue Auswertungen werden auf den nächsten Termin verschoben. Diese Festlegung begrenzt den Umfang des Ausweichverfahrens und macht sichtbar, welche Einschränkung die Leitung akzeptiert.

NIST SP 800-34 beschreibt seit 2010 einen Planungsansatz, der die Auswirkungen einer Unterbrechung, benötigte Ressourcen und Wiederherstellungsprioritäten verbindet. Der Leitfaden richtet sich an Informationssysteme der US-Verwaltung. Ich nutze seine Mechanismen als fachlichen Bezugspunkt; daraus folgt keine deutsche Rechtspflicht für das Beispielunternehmen. [1]

Vier Abhängigkeiten sichtbar machen

Zeichnen Sie den betrachteten Ablauf auf einem Blatt auf: Eingangsinformation, Bearbeitung, Kontrolle und Übergabe. Ergänzen Sie dann, wovon jeder Schritt abhängt. Für die erste Besprechung reichen vier Kategorien: benötigte Informationen, technische Dienste, berechtigte Personen und verbindliche Arbeitsregeln.

Im Beispiel liegen die Originalunterlagen möglicherweise in einer eigenen freigegebenen Ablage. Die KI-Anwendung enthält zusätzlich eine Reihenfolge, in der sie zusammengestellt werden. Eine erfahrene Mitarbeiterin kennt die Ausnahmen. Schon diese kleine Beschreibung zeigt, welche Teile beim Ausfall erreichbar bleiben und welche rekonstruiert werden müssten.

Prüfen Sie auch gemeinsame technische Abhängigkeiten. Zwei verschiedene Anwendungen können denselben zugrunde liegenden KI-Dienst, dieselbe Anmeldung oder dieselbe Datenablage nutzen. Ob das zutrifft, lässt sich anhand der Anbieterinformationen und der eigenen Architektur klären. Eine zweite Oberfläche allein belegt noch keine unabhängige Ausweichmöglichkeit.

Die Übung benötigt keine öffentlich zugängliche Liste interner Systeme. Die Ergebnisse gehören in die dafür vorgesehene geschützte Dokumentation. Zugänge, Schlüssel und vertrauliche Inhalte müssen auch während einer Unterbrechung innerhalb der erlaubten Verfahren bleiben.

Das Ausweichverfahren an einer konkreten Aufgabe prüfen

Für den fiktiven Sitzungsablauf könnte eine zuständige Person die bestätigten Entscheidungen unmittelbar aus der freigegebenen Ablage zusammentragen. Eine zweite Person prüft, ob der Zeitraum und die Auswahl stimmen. Die Empfänger:innen erfahren, welche zusätzlichen Auswertungen diesmal fehlen. Damit ist ein begrenzter Arbeitsablauf beschrieben, dessen Voraussetzungen sich prüfen lassen.

Lassen Sie nun eine benannte Vertretung den Ablauf mit künstlichen Unterlagen durchführen. Sie sollte die benötigten Informationen finden, die Reihenfolge verstehen und die vorgesehene Übergabe erreichen können. Halten Sie fest, an welcher Stelle eine Rückfrage nötig wird. Gerade die Abhängigkeit von unausgesprochenem Wissen lässt sich so erkennen.

Die Dauer der Übung ist eine Beobachtung unter diesen Bedingungen. Sie darf nicht als garantierte Wiederanlaufzeit für jeden Ausfall gelten. Ein späterer tatsächlicher Vorfall kann gleichzeitig Personal, Zugänge oder weitere Systeme betreffen. Die Leitung sollte deshalb erklären, für welche Art der Unterbrechung das Verfahren vorgesehen ist.

Das freiwillige NIST-Profil für generative KI von 2024 empfiehlt unter anderem, Abhängigkeiten von Drittanbietern, Ausweichverfahren, Zuständigkeiten und Übungen für Störungen zu berücksichtigen. Es ist ein Rahmen für Risikomanagement und kein Wirksamkeitsnachweis für die hier vorgeschlagene Übung. [2]

Wiederanlauf bedeutet auch, offene Arbeit abzugleichen

Wenn der Dienst wieder funktioniert, ist die organisatorische Aufgabe noch nicht abgeschlossen. Im Beispiel wurden Entscheidungen während des Ausfalls manuell zusammengestellt. Die Anwendung könnte dieselben Unterlagen später erneut bearbeiten. Ohne Abgleich entstehen doppelte oder widersprüchliche Fassungen.

Vereinbaren Sie daher vorab, wer den Übergang zurück freigibt. Diese Person muss erkennen können, welche Arbeit bereits erledigt wurde, welche Ergebnisse noch fehlen und welche Zwischenstände verworfen werden dürfen. Eine kurze Liste mit Bearbeitungsstand und verantwortlicher Person kann dafür genügen, sofern sie zum Umfang der Tätigkeit passt.

Außerdem sollten die Empfänger:innen erfahren, ab wann wieder der gewöhnliche Ablauf gilt. Eine technische Erfolgsmeldung beantwortet diese organisatorische Frage nicht automatisch. Die zuständige Leitung entscheidet, ob die notwendigen Prüfungen erfolgt sind und ob die Bearbeitung wieder aufgenommen werden kann.

Einen dauerhaften Anbieterwechsel gesondert vorbereiten

Ein längerer Wechsel verlangt mehr als die kurzfristige Überbrückung. Er betrifft die mitnehmbaren Informationen, die dokumentierten Arbeitsregeln, die Rechte an verwendeten Inhalten und die Bedingungen der künftigen Nutzung. Diese Fragen sollten früh mit Einkauf, fachlicher Verantwortung und den zuständigen Rechts- und Datenschutzfunktionen geklärt werden.

Fordern Sie für den betrachteten Ablauf ein Beispiel dessen an, was sich in einem nutzbaren Format herausgeben lässt. Prüfen Sie, ob Fachleute damit den Sinn der Arbeit nachvollziehen können. Eine Sammlung alter Gesprächsverläufe kann unvollständig sein: Sie zeigt möglicherweise viele Antworten, aber keine verlässliche aktuelle Regel. Welche Informationen im konkreten Produkt verfügbar sind, muss anhand der vereinbarten Leistung geprüft werden.

Eine neue Anwendung braucht außerdem eine eigene fachliche Beurteilung. Gleiche Eingaben und ähnlich klingende Ausgaben garantieren keine gleichwertige Bearbeitung. Die bisherigen freigegebenen Beispielaufgaben können den Vergleich vorbereiten; die Verantwortung für den künftigen Einsatz muss erneut benannt werden.

Ein geplanter Wechsel braucht außerdem einen ausdrücklichen Übergabepunkt. Die Organisation sollte wissen, welches System während des Übergangs für welche Arbeit maßgeblich ist. Eine vorübergehende parallele Nutzung kann erforderlich sein. Die Beteiligten benötigen dabei eine klare Regel, um widersprüchliche Fassungen zu klären und neue Arbeit zuzuordnen.

Die Entscheidung nach der Übung

Am Ende sollten wenige klare Ergebnisse vorliegen: der akzeptierte Mindestbetrieb, die Zuständigkeit für seine Aktivierung, das erprobte Ausweichverfahren, die Bedingungen für den Wiederanlauf und offene Abhängigkeiten. Für jede offene Frage gibt es eine verantwortliche Person und einen nächsten Schritt.

Eine Leitung kann danach bewusst entscheiden, welche zusätzlichen Vorkehrungen den Aufwand rechtfertigen. Für mich macht genau das den Wert der Übung aus: Sie übersetzt eine diffuse Sorge vor Abhängigkeit in konkrete Entscheidungen darüber, wie die Organisation auch unter veränderten Bedingungen handlungsfähig bleibt.