Schatten-KI: Was die Nutzung über fehlende Angebote verraten kann

Beschäftigte nutzen eine KI-Anwendung, die ihr Arbeitgeber nicht bereitgestellt hat. Hinter dieser Beobachtung können sehr unterschiedliche Situationen stehen: eine ausdrücklich erlaubte persönliche Anwendung, eine unklare Regelung oder eine Nutzung entgegen einer bestehenden Vorgabe. Bevor ein Unternehmen daraus Maßnahmen ableitet, muss es wissen, welche Situation tatsächlich vorliegt.

Zugleich kann die Nutzung auf einen ungedeckten Arbeitsbedarf hinweisen. Vielleicht fehlt eine passende Suchfunktion. Vielleicht ist eine vorhandene Anwendung schwer erreichbar. Vielleicht geht es um eine Aufgabe, für die bisher niemand eine gute Unterstützung vorgesehen hat. Diesen Bedarf zu verstehen hilft bei der Entscheidung über ein angemessenes betriebliches Angebot.

Die Bezugsgruppe der aktuellen Zahl beachten

Das Institut der deutschen Wirtschaft berichtete im September 2026: 29,1 Prozent der beruflichen KI-Nutzer:innen verwenden auch Werkzeuge, die ihr Arbeitgeber nicht zur Verfügung stellt. Die Bezugsgruppe für diese Auswertung umfasst 2.793 berufliche KI-Nutzer:innen. Die Bezugsgruppe ist bei jeder Verwendung dieses Anteils mit anzugeben.

Die Angaben stammen aus einer Beschäftigtenbefragung im März und April 2026. Die Definition lässt offen, ob die Nutzung erlaubt ist und wie offen sie erfolgt. Die Befragung beschreibt Selbstauskünfte und Zusammenhänge; sie beweist keine Ursache für das Verhalten einzelner Betriebe. Der Bericht legt Definition und Datengrundlage offen.

Die Zahl ist ein Anlass für Fragen. Für die eigene Organisation ersetzt sie keine Bestandsaufnahme. Auch ein Betrieb mit einer verbreiteten offiziellen Anwendung kann Aufgaben haben, die damit unzureichend unterstützt werden.

Nach der Aufgabe fragen, bevor über die Anwendung entschieden wird

Der folgende Ablauf ist ein eigener Vorschlag für ein internes Gespräch. Er dient der Klärung von Arbeitsbedarf und Zuständigkeit. Die Bewertung von Datenschutz, Informationssicherheit und betrieblichen Regelungen gehört jeweils zu den zuständigen Stellen.

Beginnen Sie mit einer konkreten Tätigkeit: Was sollte erledigt werden? Welche betriebliche Möglichkeit stand dafür bereit? Woran scheiterte oder verzögerte sich der bisherige Weg? Welche Art von Informationen war erforderlich? Für diese erste Bestandsaufnahme genügen Aufgabenbeschreibungen; vertrauliche Inhalte oder vollständige Gesprächsverläufe müssen dafür nicht in eine weitere Anwendung übertragen werden.

Erklären Sie vorab, wofür Angaben erhoben werden, wer sie sieht und wie bestehende Vorgaben gelten. Ein Gespräch über Nutzungshürden braucht eine ehrliche Erwartung darüber, was mit der Antwort geschieht. Zusagen über Folgen dürfen nur Personen machen, die dazu befugt sind.

Drei verschiedene Probleme auseinanderhalten

Ein fiktives Unternehmen sammelt Rückmeldungen aus der Auftragsbearbeitung. Eine Mitarbeiterin nutzt einen externen Dienst, weil sie kurze Texte verständlicher formulieren möchte. Ein Kollege möchte Informationen aus alten Aufträgen finden. Eine dritte Person braucht Unterstützung bei einer technischen Auslegung.

Diese Wünsche benötigen unterschiedliche Antworten. Beim Formulieren könnte eine zugelassene Anwendung mit geeigneten Eingaben genügen. Die Suche in alten Aufträgen setzt passende Zugriffsrechte und verlässliche Daten voraus. Die technische Auslegung braucht fachliche Anforderungen, Prüfung und klare Grenzen. Ein einheitlicher Zugang zu irgendeiner KI würde die drei Aufgaben noch nicht gleichermaßen lösen.

Halten Sie deshalb je Aufgabe fest, welche Informationen erforderlich sind, wer das Ergebnis beurteilen kann und wie häufig die Aufgabe vorkommt. Ergänzen Sie den Aufwand des derzeitigen Vorgehens. So entsteht eine begründbare Reihenfolge für die weitere Bearbeitung.

Eine zulässige Alternative auch benutzbar machen

Wenn eine Organisation einen freigegebenen Weg anbietet, gehört dessen Erreichbarkeit zur Einführung. Beschäftigte müssen erkennen können, für welche Aufgaben er gedacht ist, wie sie Zugang erhalten und wo sie bei Problemen Hilfe finden. Eine lange Wartezeit oder unklare Anmeldung kann den Nutzen im Alltag begrenzen.

Prüfen Sie den Weg an einer gewöhnlichen Aufgabe vollständig: vom ersten Bedarf bis zum verwendbaren Ergebnis. Wird eine Anfrage an die richtige Stelle geleitet? Ist die Antwort verständlich? Können Beschäftigte eine fehlende Funktion melden? Wer entscheidet anschließend, ob eine Erweiterung sinnvoll ist?

Die verantwortliche Stelle sollte auch begründet ablehnen können. Manche Aufgaben rechtfertigen den zusätzlichen Aufwand nicht. In anderen Fällen fehlen Voraussetzungen für einen vertretbaren Einsatz. Dann braucht es eine verständliche Entscheidung und eine praktikable Beschreibung des vorgesehenen Arbeitswegs.

Einführung anhand der offenen Aufgaben beurteilen

Für die weitere Beobachtung sind erledigte Klärungen, verfügbare Alternativen und noch offene Aufgaben aufschlussreich. Eine sinkende Zahl gemeldeter Anwendungen kann vieles bedeuten, darunter weniger Offenheit. Eine steigende Zahl gemeldeter Bedürfnisse kann dagegen zeigen, dass ein neuer Rückmeldeweg angenommen wird. Kennzahlen brauchen diesen Zusammenhang.

Vereinbaren Sie einen Zeitpunkt, zu dem ausgewählte Beschäftigte und die zuständigen Stellen gemeinsam prüfen, was sich verbessert hat. Haben Aufgaben einen passenden Weg erhalten? Sind Zuständigkeiten verständlich? Welche Fälle bleiben schwierig? Die Ergebnisse führen zu konkreten Anpassungen an Angebot, Regeln oder Unterstützung.

Schatten-KI berührt damit Führung und Verantwortung. In einem Vortrag über KI in Organisationen kann die Frage den Blick darauf öffnen, welche Entscheidungen zwischen technischer Verfügbarkeit und tatsächlicher Nutzung liegen.